Presentación de documentos para las reuniones del Comité Científico

1. Se invita a las Partes contratantes a presentar documentos de trabajo[1] y de referencia relacionados con puntos específicos de la agenda del Comité Científico, para su consideración en las reuniones pertinentes.

2. Los documentos de trabajo deberán ser presentados a la Secretaría 45 días antes del comienzo de la reunión, y los documentos de referencia 30 días antes del mismo (tabla 1). Los documentos de trabajo y de referencia del Comité Científico a ser considerados en las reuniones de sus grupos de trabajo deben ser presentados a estos grupos dentro de los plazos por ellos establecidos (véase Submission of papers to meetings of the Working Groups).

3. Todos los documentos (incluidos los informes) recibidos por la Secretaría antes de cumplirse los plazos establecidos serán tramitados y puestos a disposición de los Miembros en el sitio web de la CCRVMA antes de la reunión.

4. Todos los documentos deberán ser enviados por correo electrónico a webmaster [at] ccamlr [dot] org en formato Microsoft Word.

5. Todos los documentos (incluidos los informes) recibidos después de cumplirse los plazos establecidos, pero antes de la reunión, serán en lo posible tramitados y entregados a los participantes durante la inscripción, o durante la reunión pero de acuerdo con las exigencias de ésta. Estos documentos serán puestos en el sitio web de la CCRVMA a la mayor brevedad posible.

6. Los documentos que se presenten después del comienzo de la reunión no serán aceptados para su consideración a menos que el Comité Científico acuerde lo contrario, atendiendo a circunstancias excepcionales notificadas al Presidente con antelación a la reunión.

7. Cada documento de trabajo o de referencia deberá incluir una carátula y un resumen. La carátula deberá incluir la siguiente información:

i) una referencia a la reunión a la que se presenta el documento (p.ej. SC-CAMLR-XXX en 2011);

ii) el número específico de la agenda al que se refiere el documento;

iii) el título del documento;

iv) el nombre del País miembro, delegación u organización y nombre del autor(es) del documento, si procede; y

v) el descargo de responsabilidades aprobado por la CCRVMA:

“Este documento se presenta para ser estudiado por la CCRVMA y puede contener datos inéditos, análisis y/o conclusiones sujetos a cambio. Los datos incluidos en este documento no deberán citarse ni usarse para fines ajenos a la labor de la Comisión, del Comité Científico o de sus órganos auxiliares, sin el permiso del autor/titular de los mismos.”

8. Los documentos deberán ser concisos a fin de:

i) asegurar que los aspectos esenciales de todos los documentos reciban la debida consideración por igual;

ii) facilitar la traducción de los documentos de trabajo; y

iii) mantener al mínimo el volumen de lectura requerida de los delegados.

De ser posible, el documento no deberá exceder de 15 hojas estándar A4.