Soumission de documents aux réunions de la Commission

Les conditions exposées ici visent à garantir que les documents sont soumis dans des délais suffisants et sous le format voulu pour que les participants puissent les lire et en assimiler le contenu avant la discussion des questions qui y sont soulevées, afin que la même attention puisse être accordée à chacun des documents.

Dates limites de soumission :

• Documents de travail de la Commission : samedi 8 septembre
• Documents de support de la Commission : dimanche 23 septembre

1. Tous les documents considérés par la Commission comme essentiels pour la prise de décision sont dénommés « documents de travail ». Les documents fournissant uniquement des informations générales sont des « documents de support ».

2. Les documents de travail sont traduits dans les quatre langues officielles. Pour garantir leur traduction, ils doivent être soumis au plus tard 45 jours avant l'ouverture de la réunion (tableau 1). La traduction des documents de travail reçus en dehors des délais impartis mais avant l'ouverture de la réunion sera fonction de leur longueur et de la date à laquelle ils auront été présentés.

3. Les documents de travail ne doivent pas dépasser 1 500 mots, mais aucune limite n'est fixée au nombre de mots des propositions de mesures de conservation (nouvelles ou révisées), de décisions ou de résolutions.

4. Les documents de travail dépassant 1 500 mots et ne faisant pas l'objet des exemptions visées au paragraphe 3 seront renvoyés à leur(s) auteur(s) pour révision et devront être soumis de nouveau, dans les délais établis.

5. Les documents de support, y compris les rapports des observateurs à la réunion, doivent être soumis au secrétariat au plus tard 30 jours avant l'ouverture de la réunion (tableau 1). Ces documents sont mis à la disposition des Membres dans la langue dans laquelle ils ont été soumis.

6. Il est recommandé que les documents de support ne dépassent pas 15 pages de format A4.

7. Pour les documents soumis après révision, le nouveau texte doit être indiqué en caractères gras, et le texte supprimé doit être biffé. La fonction « Suivi des modifications » ne doit pas être utilisée[1].

8. Les documents doivent être soumis par e-mail à webmaster [at] ccamlr [dot] org aux formats Microsoft Word et PDF.

9. Les documents soumis avant l'ouverture de la réunion seront mis à la disposition des Membres et des observateurs sur le site Web de la CCAMLR. Ils ne seront procurés sur papier à la réunion que s'ils ont été demandés par les participants lors de l'inscription (pour de plus amples informations, voir Note d'information sur CCAMLR-XXXI).

10. Les documents soumis après l'ouverture de la réunion ne seront pas acceptés, à moins que le président de la réunion ne considère qu'ils sont particulièrement importants et que les participants disposeront de suffisamment de temps pour leur accorder la considération qu'ils méritent avant la discussion de la question correspondante de l'ordre du jour. Dans le cas des documents de travail, le secrétaire exécutif déterminera si leur traduction est possible, en fonction des autres traductions à effectuer pendant la réunion.

11. Les documents de support rédigés par les Membres durant la réunion en réponse aux exigences identifiées seront soumis par le chef de délégation ou en son nom, et seront traités et distribués par le secrétariat le plus rapidement possible.

12. Chaque document de travail ou de support doit comporter une page de titre et un résumé. Sur la page de titre doivent figurer :

i) la référence à la réunion à laquelle est soumis le document (en 2011, par ex., CCAMLR-XXX)

ii) les questions précises de l'ordre du jour, auxquelles se réfère le document

iii) le titre du document

iv) le nom du Membre ou de l'organisation et, le cas échéant, celui du ou des auteurs qui soumettent le document à la réunion

v) la clause de non-responsabilité suivante :

« Ce document soumis pour examen à la CCAMLR peut contenir des données, analyses et/ou conclusions non publiées susceptibles d'être modifiées. Ces données ne seront ni citées ni utilisées pour des besoins autres que ceux des travaux effectués par la Commission de la CCAMLR, le Comité scientifique ou leurs organes auxiliaires, sans l'autorisation préalable des auteurs et/ou propriétaires de ces données. »

---

[1] Les textes révisés en utilisant la fonction « Suivi des modifications » ne sont pas compatibles avec le logiciel de mémoire de traduction utilisé par le secrétariat.