Представление документов на совещания Комиссии

Эти правила направлены на обеспечение того, чтобы документы представлялись заблаговременно и в надлежащем виде, что позволит участникам прочесть и проанализировать их содержание до рассмотрения затронутых в них вопросов.  Это также позволит в равной мере уделить должное внимание содержанию каждого документа.

1. Все документы, рассматриваемые Комиссией и содействующие принятию решений, считаются "рабочими документами".  Документы, которые предоставляют только исходную информацию, являются "вспомогательными документами".

2. Рабочие документы должны переводиться на 4 официальных языка.  Чтобы гарантировать перевод, предельный срок их представления в Секретариат – 45 дней до начала совещания (табл. 1).  Перевод рабочих документов, полученных после установленных сроков и до начала совещания, будет возможен только в той степени, в какой позволяют объем документа и время его представления.

3. Рабочие документы ограничиваются 1 500 слов, без ограничений на объем прилагаемых предложений о новых или пересмотренных мерах по сохранению, решениях или резолюциях.

4. Рабочие документы, объем которых превышает 1 500 слов и на которые не распространяются исключения, оговоренные в п. 3, будут возвращаться автору (авторам) для пересмотра и повторного представления в пределах установленных сроков.

5. Вспомогательные документы, включая отчеты от наблюдателей на совещании, должны представляться в Секретариат не позднее, чем за 30 дней до начала совещания (табл. 1).  Они распространяются среди стран-членов на языке представления.

6. Рекомендуется, чтобы объем вспомогательных документов не превышал 15 страниц размером A4.

7. Во всех документах, представляемых как пересмотренные варианты, вместо режима отслеживания изменений должны использоваться следующие форматы: новый текст выделяется жирным шрифтом, а изъятый текст вычеркивается [1].

8. Документы должны представляться по электронной почте (email) на адрес webmaster [at] ccamlr [dot] org в форматах Microsoft Word и pdf.

9. Документы, представленные до начала совещания, будут доступны для стран-членов и наблюдателей на веб-сайте АНТКОМ.  Отпечатанные экземпляры не будут предоставляться на совещании, за исключением случаев, когда участники запрашивают их при регистрации (подробнее см. Информацию о совещании).

10. Документы, представленные после начала совещания, не будут приниматься, за исключением тех случаев, когда Председатель совещания считает их достаточно важными и полагает, что участники будут иметь достаточно времени для их адекватного рассмотрения до обсуждения соответствующего пункта повестки дня.  В случае рабочих документов, перевод будет зависеть от очередности выполнения всех переводов во время совещания, что определяется Исполнительным секретарем.

11. Вспомогательные документы, подготовленные странами-членами во время совещания в ответ на намеченные требования, должны быть представлены Главой делегации или от его лица и будут обрабатываться и распространяться Секретариатом как можно быстрее.

12. Все рабочие и вспомогательные документы должны иметь титульный лист и резюме.  Титульный лист должен включать:

(i) ссылку на совещание, на которое представлен данный документ (например, в 2011 г. CCAMLR-XXX);

(ii) конкретный пункт(ы) повестки дня, к которому относится данный документ;

(iii) название документа;

(iv) название страны-члена/организации и имена автора(ов) (если применимо), представляющих документ на совещание;

(v) следующую оговорку: 

"Данный документ представляется на рассмотрение АНТКОМ и может содержать неопубликованные данные, результаты анализа и/или выводы, которые могут измениться.  Данные, содержащиеся в этом документе, не должны цитироваться или использоваться в каких-либо других целях, помимо работы Комиссии и Научного комитета АНТКОМ или их вспомогательных органов, без разрешения поставщиков и/или владельцев этих данных."

 [1] Текст, показанный в режиме отслеживания изменений, не совместим с используемой Секретариатом программой памяти переводов.

Табл. 1:    Требования к представлению документов на совещания Комиссии.