NOTE D'INFORMATION SUR CCAMLR-XXXI

Les informations suivantes, présentées par le secrétariat, sont destinées aux délégations de Membres et d'observateurs conviées aux trente et unièmes réunions de la Commission et du Comité scientifique pour la conservation de la faune et la flore marines de l'Antarctique.

1. Dates

Comité scientifique : du 22 au 26 octobre 2012. Une réunion à l'intention exclusive des représentants au Comité scientifique se tiendra le dimanche 21 octobre à 16h00.

Commission : du 23 octobre au 1^er novembre 2012. Le lundi 22 octobre à 16h00 aura lieu une réunion à l'intention exclusive des chefs de délégation à la Commission.

2. Lieu de réunion

CCAMLR Headquarters, 181 Macquarie Street, Hobart, Tasmania, Australia.

Les locaux seront ouverts de 7h45 à 18h30/19h00 du lundi au vendredi. Les heures d'accès au siège pendant le weekend seront déterminées selon les besoins lors des réunions.

Parking

Veuillez noter qu'aucune place de parking n'est disponible au siège de la CCAMLR. En cas de besoin, veuillez contacter le secrétariat pour des renseignements sur les parkings se trouvant à proximité.

3. Inscription et distribution des documents de réunion

Inscription en ligne

Les participants doivent s'inscrire sur le site Web de la CCAMLR ; ils devront soumettre une photo numérique (format jpg) de taille et de style passeport, afin que leur carte d'identification avec photo soit prête dès leur arrivée. Les participants ayant déjà assisté aux réunions de la CCAMLR et qui souhaitent conserver la même photo qu'auparavant devraient en informer le secrétariat.

Lorsque les participants s'inscrivent en ligne ils devront préciser s'ils préfèrent télécharger les documents avant et durant la réunion, ou les recevoir sous forme papier sur le lieu de réunion. La politique du secrétariat favorisant les pratiques écologiques encourage dans la mesure du possible l'utilisation de documents électroniques. Il est à noter que tous les documents de réunion seront disponibles sur le site Web avant la réunion, ainsi que sur une clé USB qui pourra être obtenue à l'arrivée au siège de la CCAMLR.

Les inscriptions en ligne seront acceptées jusqu'au 12 octobre 2012 ; toutefois, les participants souhaitant obtenir des documents papier à l'arrivée sur le lieu de réunion doivent s'inscrire en ligne le 28 septembre 2012 au plus tard.

En cas de difficultés lors de l’inscription en ligne, les participants peuvent contacter le secrétariat (registration [at] ccamlr [dot] org).

Il convient de noter que l'inscription en ligne ne constitue pas une notification officielle d'intention d'assister aux réunions, et que l'inscription en ligne d'un participant ne sera traitée que lorsqu'une notification officielle d'intention d'assister aux réunions aura été reçue de la part du Membre ou de l'observateur concerné. La notification officielle au secrétariat doit comprendre les informations suivantes :

• le nom des représentants
• le nom des représentants suppléants
• le nom des conseillers.

Toutes les notifications devront être adressées par le contact officiel pour la Commission. Les observateurs sont également tenus de communiquer au secrétariat le nom de leur(s) représentant(s).

Les Membres et les observateurs noteront par ailleurs que les participants qui s'inscrivent en ligne et qui sont soumis au visa d'entrée en Australie doivent également soumettre la fiche d'informations personnelles (voir le point 8 ci-dessous).

Inscription au siège

Pour ceux dont la participation aura été notifiée au secrétariat, les inscriptions se feront également sur le lieu de réunion aux dates suivantes :

Les documents de réunion qui n'auront pas été demandés sous forme papier à l'avance ne seront pas disponibles immédiatement, mais seront fournis dans la limite du temps disponible. Il est à noter que tous les documents de réunion seront disponibles électroniquement sur le site web avant la réunion et sur une clé USB au moment de l'inscription.

Afin d'accélérer le processus de délivrance des cartes d'identification avec photo pendant l'inscription au siège, il est demandé aux participants de soumettre, dès que possible avant leur arrivée, une photo numérique (format jpg) de taille et de style passeport par e-mail à registration [at] ccamlr [dot] org. Les participants ayant déjà assisté aux réunions de la CCAMLR et qui souhaitent conserver la même photo qu'auparavant devraient en informer le secrétariat.

Identification à l'arrivée

Dès leur arrivée au siège de la CCAMLR, tous les participants devront présenter une pièce d'identité avec photo (passeport ou permis de conduire national). Les participants dans l'incapacité de produire une telle pièce d'identité pourraient se voir refuser l'accès au siège.

4. Hébergement

Vous trouverez des informations sur les divers types d'hébergement disponibles à Hobart dans les Missing Link #74711. Veuillez noter que le secrétariat n'est pas responsable des réservations. Compte tenu du nombre de conférences organisées à Hobart en octobre et novembre, il serait prudent d'effectuer les réservations le plus tôt possible avant les réunions de la CCAMLR.

5. Équipement informatique

Un réseau sans fil sera opérationnel pendant toute la durée des réunions et offrira un accès à Internet sur la base d'un usage raisonnable. L'utilisation générale journalière sera surveillée.

De plus, un cybercafé mettra quatre ordinateurs à la disposition des participants qui pourront y travailler ou encore accéder à Internet ou à leur compte e-mail sur le web. L'accès aux ordinateurs sera limité à des sessions de 15 minutes.

L'accès aux imprimantes sera possible mais limité.

6. Réceptions

Toutes les informations sur les diverses manifestations associées à CCAMLR-XXXI seront communiquées à une date ultérieure.

7. Voyage

C'est aux participants qu'il incombe d'organiser leur propre voyage. Lors de l'achat de leur billet d'avion, les participants étrangers devront mentionner à leur agent de voyage qu'ils sont exemptés de la taxe Passenger Movement Charge.

8. Visa

Les participants sont priés d'accorder une attention toute particulière aux formalités de visa d'entrée en Australie. Celles-ci ont été placées sur le site de la CCAMLR, dans une section sécurisée (Visa requirements for visiting Australia) accessible aux Membres et aux observateurs. Toutes les personnes désignées pour assister à la réunion devront entre autres remplir la fiche d'informations personnelles (CCAMLR Personal Information Form) et la soumettre au secrétariat au moins deux mois avant la date de départ prévue. Cette fiche concerne la demande de visa et ne doit pas être confondue avec le formulaire d'inscription en ligne (voir point 3).